Documents requis pour produire une déclaration T2

La préparation d’une déclaration de revenus de société T2 au Canada ne se limite pas à remplir un formulaire fiscal. Pour produire une déclaration exacte, complète et défendable en cas de vérification, il faut d’abord rassembler les bons documents comptables, fiscaux et corporatifs.

Une société canadienne doit généralement produire une déclaration T2 auprès de l’Agence du revenu du Canada, même si elle n’a pas généré de revenus, si elle est inactive ou si elle a subi une perte. Pour mieux comprendre le rôle de cette déclaration, consultez notre guide sur la déclaration de revenus des sociétés au Canada.

Selon la province où la société exerce ses activités, d’autres déclarations provinciales peuvent aussi être requises, comme la déclaration CO-17 au Québec ou la déclaration AT1 en Alberta. Voici les principaux documents à préparer avant de transmettre votre dossier à votre CPA ou à votre préparateur fiscal.

1. Les états financiers de la société

Les états financiers sont la base de la déclaration T2. Ils permettent de convertir les résultats comptables de l’entreprise en revenu imposable aux fins fiscales.

Les documents les plus importants sont :

• le bilan;
• l’état des résultats;
• la balance de vérification;
• le grand livre général, au besoin;
• les notes aux états financiers, si disponibles;
• les états financiers comparatifs de l’année précédente.

Pour la production de la T2, l’information financière doit être convertie selon l’Index général des renseignements financiers, mieux connu sous le nom de GIFI. Le GIFI permet de transmettre les données du bilan et de l’état des résultats dans un format normalisé accepté par l’ARC.

Même lorsqu’une société n’a pas besoin d’états financiers audités ou examinés, elle doit tout de même disposer d’une information financière complète et cohérente pour produire correctement sa déclaration de revenus.

2. La balance de vérification finale

La balance de vérification est souvent le document le plus utile pour un préparateur fiscal. Elle présente les soldes de tous les comptes comptables à la fin de l’exercice.

Idéalement, la balance de vérification doit être :

• datée à la fin de l’exercice financier;
• préparée après les écritures de régularisation;
• équilibrée;
• exportée à partir du logiciel comptable;
• accompagnée d’un état des résultats et d’un bilan.

Une balance de vérification incomplète ou non ajustée peut entraîner des erreurs dans la T2, notamment dans la classification des dépenses, les amortissements fiscaux, les taxes à recevoir ou à payer, les salaires, les dividendes et les comptes de prêts aux actionnaires.

3. Les relevés bancaires, cartes de crédit et emprunts

Même si les états financiers sont déjà préparés, les relevés bancaires et de cartes de crédit peuvent être nécessaires pour valider certains soldes et transactions.

Les documents utiles incluent :

• les relevés bancaires du dernier mois de l’exercice;
• les relevés de cartes de crédit à la date de fin d’exercice;
• les contrats de prêt;
• les relevés annuels des emprunts;
• les confirmations de solde bancaire ou de prêt;
• les tableaux de remboursement des prêts.

Ces documents aident à confirmer les soldes de trésorerie, les dettes, les intérêts, les frais bancaires et les paiements effectués après la fin de l’exercice.

4. Les registres des immobilisations et les achats importants

Les immobilisations sont des biens utilisés à long terme dans l’entreprise, comme le matériel informatique, les véhicules, le mobilier, l’équipement, les améliorations locatives ou certains logiciels.

Pour préparer la T2, il faut fournir :

• la liste des immobilisations existantes;
• les factures d’achats importants;
• les contrats de location-acquisition ou de financement;
• les documents de disposition ou de vente d’actifs;
• les détails des véhicules utilisés par l’entreprise;
• les informations sur les biens amortissables acquis ou vendus durant l’année.

Ces informations sont nécessaires pour calculer la déduction pour amortissement, aussi appelée DPA. La DPA ne correspond pas toujours à l’amortissement comptable présenté dans les états financiers. Il faut donc effectuer un ajustement fiscal distinct dans la déclaration T2.

5. Les documents relatifs aux revenus

Le préparateur fiscal doit comprendre la nature des revenus de la société. Il ne suffit pas toujours d’avoir un total annuel de ventes.

Selon le type d’entreprise, il peut être nécessaire de fournir :

• les rapports de ventes;
• les factures clients importantes;
• les relevés de plateforme de paiement;
• les feuillets fiscaux reçus par la société;
• les revenus d’intérêts, de dividendes ou de placements;
• les revenus locatifs;
• les revenus étrangers;
• les contrats importants conclus avec des clients.

Certains types de revenus peuvent avoir un traitement fiscal particulier. Par exemple, les revenus de placement, les gains en capital, les dividendes intersociétés, les revenus étrangers ou les revenus provenant d’établissements dans plusieurs provinces peuvent nécessiter des annexes fiscales supplémentaires.

6. Les documents relatifs aux dépenses

Les dépenses d’entreprise doivent être appuyées par des documents suffisants. Une dépense inscrite dans les livres comptables n’est pas automatiquement déductible aux fins fiscales.

Les documents utiles incluent :

• les factures de fournisseurs;
• les reçus de dépenses;
• les contrats de services;
• les factures de loyer;
• les primes d’assurance;
• les frais professionnels;
• les frais de véhicule;
• les frais de repas et représentation;
• les dépenses de bureau à domicile, le cas échéant;
• les frais de déplacement;
• les abonnements et logiciels;
• les frais bancaires et intérêts.

Certaines dépenses sont entièrement déductibles, d’autres sont partiellement déductibles, et certaines peuvent être non déductibles. Par exemple, les repas et frais de représentation sont généralement soumis à des limites fiscales. Les amendes, pénalités et dépenses personnelles ne devraient pas être traitées comme des dépenses d’entreprise déductibles.

7. Les documents de paie et de rémunération

Si la société a des employés ou si elle verse un salaire à un actionnaire-dirigeant, les documents de paie sont importants pour la préparation de la T2.

Il faut généralement fournir :

• les sommaires T4;
• les relevés 1 au Québec;
• les rapports de paie annuels;
• les relevés de retenues à la source;
• les soldes de salaires à payer;
• les avantages imposables;
• les primes ou bonus déclarés;
• les feuillets T4A, si applicable;
• les informations relatives aux dividendes versés aux actionnaires.

Les salaires, bonus et dividendes doivent être traités correctement, car ils ont un impact direct sur l’impôt de la société, l’impôt personnel des actionnaires et les obligations de déclaration. Pour approfondir ce point, consultez notre article sur le choix entre salaire ou dividendes au Canada.

8. Les dividendes, prêts aux actionnaires et transactions avec les personnes liées

Les transactions avec les actionnaires sont souvent un point sensible dans une déclaration T2.

Le préparateur fiscal devrait recevoir :

• le détail des dividendes déclarés;
• les résolutions de dividendes, si disponibles;
• les feuillets T5 préparés ou à préparer;
• le détail des retraits personnels;
• les avances aux actionnaires;
• les remboursements faits à la société;
• les transactions avec des sociétés liées;
• les montants dus à ou par les actionnaires.

Les prêts aux actionnaires peuvent avoir des conséquences fiscales importantes s’ils ne sont pas remboursés dans les délais prévus ou s’ils ne sont pas correctement documentés. Une revue attentive de ces comptes est donc essentielle.

9. Les déclarations de taxes de vente

Pour les sociétés inscrites à la TPS/TVH, à la TVQ ou à d’autres taxes de vente provinciales, il faut fournir les déclarations de taxes produites durant l’année.

Les documents utiles comprennent :

• les déclarations de TPS/TVH;
• les déclarations de TVQ;
• les avis de cotisation ou de confirmation;
• les soldes de taxes à recevoir ou à payer;
• les rapports de taxes du logiciel comptable;
• les ajustements de taxes de vente, si applicable.

Ces documents permettent de vérifier si les comptes de taxes dans les états financiers concordent avec les déclarations produites auprès des autorités fiscales.

10. Les déclarations fiscales de l’année précédente

La déclaration T2 de l’année précédente est essentielle. Elle contient plusieurs informations reportées d’une année à l’autre.

Il faut fournir :

• la T2 de l’année précédente;
• les annexes fiscales;
• les avis de cotisation de l’ARC;
• les avis de cotisation provinciaux, si applicable;
• les soldes de pertes reportées;
• les soldes de DPA;
• les soldes de crédits d’impôt;
• les comptes fiscaux spéciaux, s’il y a lieu.

Sans ces informations, il peut être difficile de calculer correctement les pertes, les amortissements fiscaux, les crédits disponibles et les soldes reportés.

11. Les avis de cotisation et la correspondance fiscale

Les avis de cotisation et les lettres reçues des autorités fiscales doivent être transmis au préparateur.

Cela inclut :

• les avis de cotisation fédéraux;
• les avis de nouvelle cotisation;
• les avis de cotisation du Québec, de l’Alberta ou d’une autre province;
• les demandes d’information de l’ARC ou de Revenu Québec;
• les lettres concernant les acomptes provisionnels;
• les soldes de compte;
• les intérêts ou pénalités imposés.

Ces documents permettent de confirmer les soldes dus, les crédits appliqués, les acomptes versés et les ajustements effectués par les autorités fiscales. Ils peuvent aussi aider à repérer les conséquences possibles liées aux pénalités de production tardive d’une déclaration de revenus de société.

12. Les documents provinciaux, lorsque requis

La déclaration T2 est fédérale, mais certaines sociétés doivent aussi produire des déclarations provinciales distinctes.

Au Québec, une société qui est tenue de produire une déclaration de revenus doit généralement produire la déclaration CO-17 auprès de Revenu Québec. Cela s’ajoute à la T2 fédérale.

En Alberta, une société qui a un établissement stable en Alberta peut être tenue de produire une déclaration de revenus des sociétés AT1 auprès de Tax and Revenue Administration.

Dans les autres provinces, le traitement dépend du lieu où la société exerce ses activités et de la façon dont l’impôt provincial est administré. Certaines provinces sont administrées dans le cadre de la T2 fédérale, tandis que d’autres exigent des démarches distinctes.

Pour une société active dans plus d’une province, il faut aussi fournir les informations permettant de répartir le revenu imposable entre les provinces, notamment les revenus, salaires, emplacements d’affaires et établissements stables.

13. Les informations légales et corporatives

Le préparateur fiscal doit aussi vérifier certaines informations juridiques de base.

Les documents utiles incluent :

• les statuts constitutifs;
• le numéro d’entreprise fédéral;
• le numéro d’identification du Québec, si applicable;
• le numéro d’entreprise du Québec;
• l’adresse du siège social;
• l’adresse postale;
• la date de fin d’exercice;
• les noms des administrateurs;
• la structure de l’actionnariat;
• les changements d’adresse ou d’administrateurs;
• les changements importants dans les activités de la société.

Ces informations aident à éviter les erreurs dans l’identification de la société et à s’assurer que les déclarations sont produites sous les bons numéros de compte.

14. Les documents particuliers selon la situation de la société

Certaines sociétés ont besoin de documents supplémentaires, selon leur secteur ou leurs transactions.

Par exemple :

• une société immobilière devrait fournir les baux, revenus locatifs, taxes municipales, frais de financement et détails des immeubles;
• une société de construction devrait fournir les rapports de paie, documents CCQ, contrats et détails des travaux en cours;
• une société de professionnels incorporés devrait fournir les salaires, dividendes, frais professionnels et dépenses de bureau;
• une société avec placements devrait fournir les relevés de portefeuille, feuillets fiscaux, gains et pertes réalisés;
• une société avec revenus étrangers devrait fournir les détails des revenus, impôts étrangers et conversions de devises;
• une société ayant reçu des subventions devrait fournir les contrats, confirmations et conditions applicables.

Plus les activités de la société sont complexes, plus la documentation devient importante. Dans certains cas, la structure de l’entreprise peut aussi influencer les informations à transmettre, notamment lorsqu’une société de gestion ou une société holding est impliquée. Vous pouvez consulter notre article sur les avantages fiscaux d’une société de gestion au Canada.

Pourquoi une bonne documentation est importante

Une T2 bien préparée dépend directement de la qualité des documents fournis. Des documents incomplets peuvent entraîner :

• des retards dans la production;
• des demandes de clarification;
• des erreurs fiscales;
• des pertes ou crédits non réclamés;
• des intérêts et pénalités;
• un risque plus élevé en cas de vérification.

À l’inverse, un dossier complet permet au CPA de préparer la déclaration plus efficacement, de repérer les ajustements nécessaires et de réduire le risque d’erreurs. Une bonne organisation facilite aussi les étapes décrites dans notre guide sur comment préparer une déclaration de revenus des sociétés T2 au Canada.

Liste pratique des documents à préparer

Avant d’envoyer votre dossier T2, préparez idéalement les documents suivants :

• états financiers de l’exercice;
• balance de vérification finale;
• grand livre général, si disponible;
• relevés bancaires et cartes de crédit;
• contrats de prêts et relevés d’emprunts;
• liste des immobilisations;
• factures d’achats importants;
• rapports de ventes et revenus;
• factures et reçus de dépenses;
• rapports de paie;
• T4, Relevés 1, T4A et T5, si applicable;
• déclarations de TPS/TVH et TVQ;
• T2 et déclarations provinciales de l’année précédente;
• avis de cotisation;
• correspondance de l’ARC et de Revenu Québec;
• informations sur les dividendes;
• détails des prêts aux actionnaires;
• documents corporatifs et informations légales;
• documents spécifiques à votre secteur d’activité.

Conclusion

La préparation d’une déclaration T2 au Canada exige plus qu’un simple état des résultats. Elle nécessite une vue complète de la situation financière, fiscale et corporative de la société.

Pour éviter les retards et réduire le risque d’erreurs, il est préférable de fournir dès le départ un dossier complet, bien organisé et cohérent. Cela permet à votre CPA de préparer une déclaration plus fiable, de vérifier les éléments fiscaux importants et de s’assurer que les obligations fédérales et provinciales de la société sont respectées.