Quels états financiers sont requis pour produire une déclaration T2?

La préparation d’une déclaration de revenus des sociétés T2 commence bien avant le calcul de l’impôt. Il faut d’abord établir une image complète et fiable de la situation financière de la société à la fin de son exercice.

Pour produire une T2, l’Agence du revenu du Canada exige généralement que la société transmette les renseignements contenus dans ses états financiers au moyen de l’Index général des renseignements financiers, mieux connu sous l’acronyme IGRF, ou GIFI en anglais. Ces renseignements font partie intégrante du processus décrit dans notre guide complet sur la déclaration de revenus des sociétés T2 au Canada.

Cela ne signifie pas nécessairement qu’une copie PDF d’états financiers signés doit être jointe à la déclaration. Dans une déclaration T2 transmise électroniquement, les montants financiers sont normalement intégrés directement à la déclaration au moyen des codes IGRF.

En bref : quels renseignements financiers sont nécessaires?

Pour une société canadienne typique, les renseignements suivants sont généralement requis :

• un bilan à la fin de l’exercice;
• un état des résultats pour l’exercice;
• les renseignements relatifs aux bénéfices non répartis et aux dividendes;
• les notes aux états financiers, lorsqu’elles ont été préparées;
• des renseignements sur la personne ayant préparé les données financières;
• un bilan d’ouverture, lorsqu’il s’agit de la première déclaration de la société.

Ces renseignements sont principalement déclarés dans les annexes IGRF 100, 101, 125, 140 et 141, selon la situation de la société.

Qu’est-ce que l’IGRF?

L’IGRF est une liste normalisée de codes utilisés par l’ARC pour recueillir les renseignements financiers des sociétés dans un format uniforme.

Chaque poste comptable est associé à un code. Par exemple, l’encaisse, les comptes clients, les immobilisations, les revenus et les frais de bureau ont chacun leur propre code IGRF.

L’ARC demande généralement aux sociétés, à l’exception notamment des sociétés d’assurance, de transmettre leurs renseignements financiers en utilisant ces codes. Elle s’attend également à recevoir un niveau de détail comparable à celui présenté dans les états financiers traditionnels de la société.

L’IGRF n’est donc pas une autre méthode de comptabilité. Il s’agit plutôt d’un système permettant de convertir les états financiers et la balance de vérification de la société dans le format utilisé par la déclaration T2.

1. Le bilan de la société

Le bilan présente la situation financière de la société à la fin de son exercice. Pour les besoins de la T2, ces renseignements sont normalement déclarés dans l’annexe 100 – Renseignements du bilan.

Le bilan comprend généralement trois grandes catégories.

Actif

L’actif peut notamment comprendre :

• l’encaisse et les comptes bancaires;
• les comptes clients;
• les stocks;
• les dépenses payées d’avance;
• les placements;
• les avances à des sociétés liées;
• les terrains et immeubles;
• les véhicules, équipements et autres immobilisations;
• l’amortissement cumulé.

Passif

Le passif peut notamment comprendre :

• les comptes fournisseurs;
• les cartes de crédit;
• les salaires et vacances à payer;
• les taxes de vente à remettre;
• les retenues à la source;
• les impôts à payer;
• les prêts bancaires;
• les hypothèques;
• les sommes dues aux actionnaires ou à des sociétés liées.

Capitaux propres

Les capitaux propres comprennent généralement :

• le capital-actions;
• les surplus d’apport, s’il y a lieu;
• les bénéfices non répartis;
• le résultat de l’exercice;
• les dividendes déclarés.

L’annexe 100 doit représenter la situation financière de l’entité juridique qui produit la T2. L’ARC demande généralement des renseignements financiers non consolidés pour chaque société, même lorsque plusieurs sociétés appartiennent au même groupe.

2. L’état des résultats

L’état des résultats présente les revenus gagnés et les dépenses engagées pendant l’exercice financier. Ces montants sont normalement déclarés dans l’annexe 125 – Renseignements de l’état des résultats.

L’état des résultats peut comprendre :

• les ventes ou honoraires professionnels;
• les revenus de location;
• les intérêts et dividendes;
• les gains ou pertes sur disposition d’actifs;
• le coût des marchandises vendues;
• les salaires et avantages sociaux;
• le loyer;
• les frais de bureau;
• les honoraires professionnels;
• les frais de véhicule et de déplacement;
• les intérêts;
• les assurances;
• les frais bancaires;
• l’amortissement comptable;
• les autres dépenses d’exploitation.

Le bénéfice net comptable ne correspond pas toujours au revenu imposable. Certains éléments comptabilisés comme dépenses peuvent être non déductibles ou seulement partiellement déductibles aux fins fiscales.

Le bénéfice comptable est donc ajusté dans la déclaration T2, principalement au moyen de l’annexe 1, afin de déterminer le revenu net aux fins de l’impôt.

3. Les bénéfices non répartis et les dividendes

Les bénéfices non répartis représentent les profits accumulés par la société qui n’ont pas été versés aux actionnaires.

Le solde de clôture est généralement calculé ainsi :

Bénéfices non répartis au début de l’exercice
+ bénéfice net de l’exercice
− dividendes déclarés
± autres ajustements
= bénéfices non répartis à la fin de l’exercice

Cette continuité est importante. Les bénéfices non répartis d’ouverture devraient normalement correspondre au solde de clôture de l’exercice précédent, sous réserve de corrections comptables ou d’autres ajustements valides.

Les dividendes doivent également être correctement enregistrés. Ils ne constituent généralement pas une dépense de la société. Ils sont plutôt présentés comme une distribution des bénéfices aux actionnaires. Pour mieux comprendre les conséquences fiscales de ces distributions, consultez notre article sur le choix entre salaire ou dividendes au Canada.

4. L’annexe 141 et les notes aux états financiers

L’annexe 141 – IGRF, renseignements supplémentaires fournit de l’information sur la personne principalement responsable des renseignements financiers et sur le niveau de son intervention.

Elle permet notamment d’indiquer si les renseignements ont fait l’objet :

• d’un audit;
• d’une mission d’examen;
• d’une mission de compilation;
• d’une autre forme de préparation ou d’intervention.

Elle fournit également des renseignements sur les notes aux états financiers et sur la personne ayant préparé la déclaration T2.

L’annexe 141 doit normalement être remplie même lorsque la société n’a aucune note aux états financiers. Lorsque des notes ou un rapport d’auditeur ou de comptable ont été préparés, les renseignements applicables doivent être inclus avec la déclaration, notamment dans la section IGRF du logiciel lors d’une transmission électronique.

5. Première déclaration T2 d’une nouvelle société

Une société qui produit sa première déclaration peut devoir fournir des renseignements supplémentaires.

L’annexe 101 – Renseignements du bilan d’ouverture présente la situation financière de la société au début de sa première année d’imposition.

Selon la situation, il peut également être nécessaire de fournir :

• des détails sur les actions émises autrement qu’en contrepartie d’argent;
• les conventions relatives au transfert de biens;
• le bilan de clôture d’une entreprise individuelle ou d’une société de personnes dont les actifs ont été transférés à la nouvelle société;
• le bilan de clôture d’une société remplacée ou réorganisée;
• les renseignements sur les dettes ou obligations assumées lors du transfert.

L’ARC indique que ces renseignements peuvent être nécessaires lorsque la nouvelle société a acquis une entreprise, des actifs ou des passifs d’une entité précédente.

6. Une société inactive doit-elle préparer des états financiers?

Une société inactive doit généralement continuer de produire une déclaration T2 tant qu’elle existe et qu’elle n’est pas formellement dissoute.

Cependant, une société qui a été inactive pendant toute l’année et qui n’a aucun renseignement de bilan ou d’état des résultats à déclarer peut ne pas avoir à joindre les annexes 100, 125 et 141. L’ARC les acceptera néanmoins si elles sont produites.

Il faut être prudent avec le terme « inactive ». Une société peut ne pas exploiter activement une entreprise tout en ayant encore :

• un compte bancaire;
• des frais bancaires;
• des intérêts;
• un prêt à un actionnaire;
• des placements;
• une dette;
• des frais professionnels;
• des actifs ou des passifs.

Dans ce cas, elle possède toujours des renseignements financiers à déclarer.

7. Les états financiers doivent-ils être préparés par un CPA?

Pour les besoins de la déclaration T2, l’exigence principale de l’ARC est la transmission de renseignements financiers complets et fiables au moyen de l’IGRF.

Le simple fait de produire une T2 ne signifie pas automatiquement que la société doit obtenir une mission d’audit, une mission d’examen ou même une mission de compilation.

L’annexe 141 reconnaît différents niveaux de participation dans la préparation des renseignements financiers et demande si un rapport de comptable ou d’auditeur a été préparé. Cela indique que les renseignements financiers peuvent provenir de différentes sources et ne sont pas nécessairement accompagnés d’un rapport d’assurance.

Une société pourrait néanmoins avoir besoin d’états financiers préparés par un CPA lorsque ceux-ci sont demandés par :

• une banque ou un prêteur;
• un investisseur;
• un actionnaire minoritaire;
• un organisme de réglementation;
• un acheteur potentiel;
• une convention entre actionnaires;
• un bailleur ou un fournisseur important;
• un programme gouvernemental.

Une mission de compilation, une mission d’examen et un audit sont des services distincts de la préparation de la déclaration fiscale. Leur nécessité dépend des besoins des utilisateurs des états financiers et non uniquement de l’obligation de produire la T2.

8. Peut-on produire une T2 à partir d’une simple balance de vérification?

Une balance de vérification bien préparée peut constituer le point de départ de la préparation des états financiers et de la déclaration T2.

Cependant, elle doit être vérifiée et ajustée avant que les montants soient transférés dans l’IGRF. Elle devrait notamment tenir compte :

• des rapprochements bancaires;
• des comptes clients et fournisseurs;
• des charges à payer;
• des dépenses payées d’avance;
• des stocks;
• des immobilisations acquises ou vendues;
• de l’amortissement comptable;
• des prêts aux actionnaires;
• des dividendes et bonus;
• des taxes de vente;
• des retenues à la source;
• des opérations entre sociétés liées;
• de l’impôt sur le revenu.

Une balance de vérification non ajustée peut produire un bilan déséquilibré, des bénéfices non répartis incorrects ou un revenu net qui ne reflète pas fidèlement les activités de la société.

9. Documents à remettre à votre comptable

Même si l’ARC reçoit principalement les renseignements IGRF, le comptable a besoin de pièces justificatives suffisantes pour établir les états financiers. Une liste plus complète est présentée dans notre guide sur les documents requis pour produire une déclaration T2.

Selon les activités de la société, les documents peuvent comprendre :

• la balance de vérification;
• le grand livre général;
• les états bancaires et rapprochements bancaires;
• la liste des comptes clients;
• la liste des comptes fournisseurs;
• l’inventaire de fin d’année;
• les relevés de cartes de crédit;
• les contrats de prêts et relevés hypothécaires;
• les relevés de placements;
• les factures relatives aux immobilisations;
• les détails des ventes ou dispositions d’actifs;
• les déclarations de TPS/TVH et de TVQ;
• les rapports de paie;
• les relevés de retenues à la source;
• les détails des prêts aux actionnaires;
• les résolutions de dividendes;
• les renseignements sur les sociétés associées;
• les états financiers et déclarations fiscales de l’année précédente.

Les besoins exacts varient selon le secteur, la taille de l’entreprise et la qualité de la tenue de livres.

10. Faut-il joindre les états financiers en format PDF?

Lorsqu’une déclaration T2 est produite électroniquement, la société n’a généralement pas à transmettre une copie papier de ses états financiers. Les montants sont intégrés à la déclaration par les codes IGRF.

Lorsque des notes aux états financiers ou un rapport professionnel ont été préparés, les renseignements correspondants peuvent être transmis dans la section prévue à cette fin par le logiciel T2.

La société devrait néanmoins conserver dans ses dossiers :

• les états financiers finaux;
• la balance de vérification ajustée;
• les écritures de régularisation;
• les notes aux états financiers;
• les pièces justificatives;
• les rapprochements et calculs ayant servi à la déclaration.

11. Un état des flux de trésorerie est-il requis?

Pour une société privée typique, les annexes IGRF standards de la T2 comprennent principalement le bilan, l’état des résultats et les renseignements supplémentaires.

La liste des annexes standards de l’ARC ne comprend pas une annexe distincte consacrée à l’état des flux de trésorerie.

Un état des flux de trésorerie peut néanmoins faire partie d’un jeu d’états financiers préparé pour une banque, des investisseurs ou d’autres utilisateurs. Il peut également être utile à la direction pour comprendre les entrées et sorties de fonds, même lorsqu’il n’est pas directement nécessaire à la production de la T2.

12. Erreurs fréquentes dans les renseignements financiers d’une T2

Parmi les erreurs les plus courantes, on retrouve :

• produire uniquement un état des résultats sans bilan;
• utiliser le solde bancaire comme seul montant d’encaisse sans rapprochement;
• oublier les comptes clients ou fournisseurs;
• inscrire des achats d’équipement comme dépenses courantes;
• omettre les prêts aux actionnaires;
• enregistrer les dividendes comme dépenses;
• ne pas faire concorder les bénéfices non répartis avec l’exercice précédent;
• combiner les chiffres de plusieurs sociétés dans une seule T2;
• utiliser des données consolidées au lieu des chiffres propres à l’entité juridique;
• omettre les opérations entre la société et ses actionnaires;
• produire la T2 à partir de livres incomplets ou non ajustés.

Ces erreurs peuvent affecter le revenu imposable, les comptes fiscaux de la société, les dividendes disponibles et la qualité des états financiers remis aux banques ou aux autres utilisateurs. Pour réduire ces risques, il est utile de suivre un processus structuré pour préparer une déclaration de revenus des sociétés T2 au Canada.

Conclusion

Les renseignements financiers requis pour une déclaration T2 vont bien au-delà du simple total des revenus et des dépenses.

Dans la majorité des cas, la société doit être en mesure de fournir :

• un bilan complet;
• un état des résultats;
• une continuité des bénéfices non répartis;
• les renseignements sur les dividendes;
• les notes préparées, s’il y a lieu;
• des données comptables suffisamment détaillées pour être converties en codes IGRF.

Une tenue de livres à jour et un processus de clôture de fin d’année bien organisé facilitent la production de la T2, réduisent les risques d’erreur et permettent d’obtenir des états financiers plus utiles pour la gestion de l’entreprise.

T2Online.ca aide les sociétés canadiennes qui disposent de livres comptables raisonnablement organisés, d’une balance de vérification ou d’états financiers à compléter leur déclaration T2 et, lorsque requis, à obtenir des états financiers dans le cadre d’une mission de compilation.

Questions fréquentes

Un bilan est-il obligatoire pour produire une T2?

La plupart des sociétés actives doivent déclarer les renseignements de leur bilan dans l’annexe 100 ou dans la section IGRF de leur logiciel T2. Une société inactive sans aucun renseignement financier à déclarer peut être exemptée de certaines annexes.

Peut-on produire une T2 uniquement à partir des relevés bancaires?

Les relevés bancaires ne présentent pas les comptes clients, les comptes fournisseurs, les immobilisations, les dettes, les prêts aux actionnaires et plusieurs autres éléments nécessaires au bilan. Ils peuvent servir de pièces justificatives, mais ils ne remplacent pas une comptabilité complète.

Une petite société doit-elle préparer des états financiers?

Une petite société doit généralement disposer de renseignements financiers suffisants pour compléter l’IGRF. La complexité de ses états financiers peut être limitée, mais les actifs, passifs, revenus, dépenses et capitaux propres doivent néanmoins être correctement établis.

Les états financiers doivent-ils être audités?

L’ARC n’exige pas automatiquement un audit simplement parce qu’une société produit une T2. Un audit ou une mission d’examen peut toutefois être exigé par une banque, un investisseur, une loi, une convention ou un organisme de réglementation.

Quelle est la différence entre les états financiers et l’IGRF?

Les états financiers présentent les résultats de la société dans un format lisible par la direction, les actionnaires et les tiers. L’IGRF convertit ces mêmes renseignements en codes normalisés utilisés par l’ARC.

Faut-il produire des états financiers pour une société sans revenus?

Possiblement. Une société sans revenus peut tout de même avoir un compte bancaire, des frais, des actifs, des dettes ou des opérations avec un actionnaire. Elle aura alors des renseignements de bilan ou d’état des résultats à déclarer.