Avis de l’ARC aux sociétés : guide pratique pour comprendre la correspondance fiscale

Une lettre de l’Agence du revenu du Canada ne signifie pas nécessairement que votre société fait l’objet d’une vérification. L’ARC communique régulièrement avec les entreprises pour confirmer le traitement d’une déclaration, demander des pièces justificatives, signaler un solde ou corriger une cotisation.

Cela dit, un avis ne devrait jamais être ignoré. Certaines communications comportent un délai de réponse, tandis qu’un avis de cotisation ou de nouvelle cotisation peut déclencher le délai légal pour contester la décision de l’ARC.

Voici comment reconnaître les principaux avis de l’ARC destinés aux sociétés, comprendre leur importance et déterminer la bonne réponse.

Pourquoi l’ARC communique-t-elle avec une société?

Une société peut recevoir de la correspondance concernant plusieurs comptes fiscaux associés à son numéro d’entreprise, notamment :

• l’impôt des sociétés — compte RC;
• la TPS/TVH — compte RT;
• les retenues sur la paie — compte RP;
• les déclarations de renseignements — compte RZ;
• d’autres programmes administrés par l’ARC.

La première étape consiste donc à identifier le compte, la période et la déclaration visés. Une lettre relative aux retenues à la source ne doit pas être traitée comme un avis concernant la déclaration de revenus T2.

1. Avis de cotisation relatif à une déclaration T2

Après la transmission d’une déclaration T2 et son traitement, l’ARC émet normalement un avis de cotisation. Celui-ci indique comment la déclaration a été cotisée et présente notamment :

• le revenu imposable retenu;
• l’impôt fédéral et provincial ou territorial calculé, le cas échéant;
• les crédits et paiements portés au compte;
• les intérêts ou pénalités applicables;
• le solde à payer ou le remboursement;
• les pertes et certains autres soldes fiscaux disponibles;
• toute modification apportée par l’ARC.

Recevoir un avis de cotisation ne signifie pas que l’ARC a vérifié en profondeur toutes les opérations de la société. Une déclaration peut être cotisée telle qu’elle a été produite, puis être examinée ou vérifiée ultérieurement dans les limites permises par la loi.

Que faut-il vérifier?

Le comptable ou le dirigeant devrait comparer l’avis avec la déclaration T2 produite et confirmer que :

1. le revenu imposable et l’impôt correspondent à la déclaration;
2. les acomptes provisionnels et autres paiements ont été correctement appliqués;
3. les pertes reportées et crédits fiscaux sont exacts;
4. aucune annexe ou demande particulière n’a été refusée ou modifiée;
5. le solde du compte correspond aux registres de la société.

Une différence ne constitue pas automatiquement une erreur de l’ARC. Elle peut provenir d’un paiement appliqué à une autre période, d’une correction mathématique, d’un renseignement manquant ou d’une modification effectuée pendant le traitement.

2. Avis de nouvelle cotisation

Un avis de nouvelle cotisation est émis lorsque l’ARC modifie une cotisation déjà établie. Cela peut se produire :

• après une demande de modification présentée par la société;
• à la suite d’un examen ou d’une vérification;
• après la réception de renseignements nouveaux;
• lorsqu’un montant a été omis ou révisé;
• après l’application d’un report rétrospectif de pertes ou de crédits.

Il faut comparer la nouvelle cotisation non seulement avec la déclaration originale, mais aussi avec la cotisation précédente et toute correspondance ayant précédé la modification.

Une nouvelle cotisation peut créer un impôt supplémentaire, réduire un remboursement ou modifier des attributs fiscaux futurs. Même sans solde immédiat à payer, une modification des pertes ou des crédits peut avoir des conséquences importantes pour les années suivantes.

3. Lettre d’examen ou demande de renseignements

L’ARC peut demander des documents pour confirmer certains montants déclarés. Elle peut notamment réclamer :

• des états financiers et la balance de vérification;
• le détail de certains comptes de dépenses;
• des factures, contrats et preuves de paiement;
• les calculs relatifs à la déduction accordée aux petites entreprises;
• des renseignements sur les sociétés associées;
• les rapprochements de revenus;
• les registres relatifs aux dividendes, aux actionnaires ou aux opérations entre parties liées.

Une demande de renseignements ou un examen limité n’est pas nécessairement une vérification fiscale complète. Son objectif peut simplement être de valider une déduction, un crédit ou un élément précis de la déclaration.

La société doit néanmoins répondre dans le délai indiqué. Si elle ne peut pas réunir les documents à temps, elle devrait communiquer avec l’agent responsable avant l’échéance pour demander si un délai supplémentaire peut être accordé.

Il est préférable de fournir une réponse structurée qui relie chaque document à la question correspondante. Envoyer un volume important de documents non expliqués peut ralentir l’examen et créer de nouvelles questions.

4. Lettre de proposition de redressement

Avant d’établir une nouvelle cotisation à la suite d’un examen ou d’une vérification, l’ARC peut transmettre une lettre expliquant les redressements proposés.

Cette étape est importante : la cotisation définitive n’a peut-être pas encore été établie. La société peut généralement présenter des explications, corriger des faits inexacts ou fournir des documents supplémentaires avant l’émission de la nouvelle cotisation.

Il faut examiner attentivement :

• les faits retenus par l’ARC;
• les dispositions fiscales invoquées;
• les calculs proposés;
• les documents qui pourraient réfuter ou nuancer la position de l’ARC;
• la date limite indiquée dans la lettre.

Une réponse complète à ce stade peut éviter une nouvelle cotisation incorrecte et une procédure d’opposition ultérieure.

5. Avis concernant les acomptes provisionnels

L’ARC peut transmettre des rappels ou relevés concernant les acomptes provisionnels d’impôt des sociétés. Ces communications peuvent indiquer des montants suggérés à partir de renseignements déjà inscrits au compte.

Les montants affichés ne remplacent pas le calcul réel des acomptes requis pour l’exercice courant. Si le revenu imposable ou l’impôt prévu a changé, le calendrier devrait être recalculé.

Une société qui verse des acomptes insuffisants ou tardifs peut devoir payer des intérêts, et parfois une pénalité sur les intérêts relatifs aux acomptes. À l’inverse, suivre aveuglément un montant historique peut immobiliser inutilement des liquidités si les résultats ont diminué.

6. Relevés et avis relatifs à la paie

Les employeurs peuvent recevoir un PD7A – Relevé de compte de retenues à la source courantes, ainsi que des lettres concernant :

• des versements manquants ou en retard;
• un écart entre les retenues déclarées et versées;
• des feuillets T4 manquants;
• des pénalités ou intérêts;
• un solde débiteur ou créditeur.

Le PD7A fait partie des documents que l’ARC peut transmettre électroniquement dans Mon dossier d’entreprise. La société devrait rapprocher régulièrement le compte de paie de l’ARC avec son grand livre et ses rapports de paie. L’ARC explique les types de correspondance commerciale disponibles en ligne.

Les retenues à la source sont particulièrement sensibles puisque la société conserve temporairement des sommes prélevées pour le compte de l’État. Les avis relatifs à la paie devraient donc être traités sans délai.

7. Avis concernant la TPS/TVH

Une société inscrite à la TPS/TVH peut recevoir :

• un avis de cotisation ou de nouvelle cotisation;
• une demande concernant les ventes déclarées;
• une demande de factures appuyant les crédits de taxe sur les intrants;
• un avis relatif à une déclaration manquante;
• un relevé indiquant un solde, des intérêts ou des pénalités;
• une demande de renseignements avant le versement d’un remboursement.

Il faut confirmer que la lettre concerne la bonne période de déclaration et rapprocher le montant avec les déclarations produites, les paiements, les crédits et la comptabilité.

Pour une société québécoise, la TPS et la TVQ sont généralement administrées par Revenu Québec. Elle peut donc recevoir une correspondance distincte de Revenu Québec, en plus des avis fédéraux de l’ARC.

8. Avis de recouvrement ou demande de paiement

Lorsqu’un montant demeure impayé, l’ARC peut communiquer avec la société pour demander le paiement ou convenir d’une entente.

Un avis de recouvrement ne doit pas être confondu avec une demande de renseignements. À ce stade, un montant a généralement déjà été porté au compte. La société devrait rapidement :

1. confirmer que la dette est exacte;
2. vérifier si des paiements ont été mal appliqués;
3. déterminer si une objection ou une autre procédure est déjà en cours;
4. payer le montant ou communiquer avec l’ARC si elle ne peut pas payer immédiatement.

Une différence importante existe pour les sociétés : l’ARC indique qu’elle peut poursuivre le recouvrement de montants cotisés dans certains comptes corporatifs même lorsqu’une opposition ou un appel a été déposé. Les règles varient selon la nature de la dette. Consultez les renseignements de l’ARC sur les mesures de recouvrement.

Que faire à la réception d’une lettre de l’ARC?

La procédure suivante permet de réduire les erreurs et les délais.

Confirmer l’authenticité de la communication

Accédez directement à Mon dossier d’entreprise plutôt que d’utiliser un lien inattendu dans un courriel ou un message texte. Vérifiez si la lettre figure dans la section du courrier.

L’ARC n’exige pas un paiement immédiat par cryptomonnaie, carte-cadeau, virement Interac ou autre méthode inhabituelle. Une communication agressive ou menaçante devrait éveiller les soupçons.

Identifier le compte et la période

Notez le numéro d’entreprise, le suffixe du compte, l’exercice ou la période de déclaration, ainsi que le numéro de référence figurant sur la lettre.

Lire la demande en entier

Repérez :

• ce que l’ARC demande;
• les montants concernés;
• le nom et les coordonnées de l’agent;
• la méthode de réponse permise;
• la date limite;
• les conséquences possibles d’une absence de réponse.

Transmettre rapidement la lettre à votre CPA

L’envoi de la première page seulement peut être insuffisant. Il faut normalement transmettre la lettre complète, avec toutes les annexes et les pages de calcul.

Préparer une réponse documentée

La réponse devrait être concise, organisée et appuyée par les documents pertinents. Conservez une copie de tout ce qui est transmis, ainsi qu’une preuve de la date et du mode d’envoi.

Quel est le délai pour contester une cotisation?

Une société qui conteste un avis de cotisation, de nouvelle cotisation ou certaines déterminations dispose généralement de 90 jours suivant la date de l’avis pour produire un avis d’opposition.

Communiquer avec l’ARC pour demander une explication ne suspend pas automatiquement ce délai. Si le désaccord n’est pas résolu rapidement, il faut protéger les droits de la société en déposant l’opposition dans le délai prescrit. Une liste de contrôle de conformité fiscale peut aider à suivre les avis et les échéances.

Dans certaines circonstances, une demande de prorogation peut être présentée dans l’année suivant l’expiration du délai initial, mais elle est assujettie à des conditions. Il est nettement préférable de ne pas compter sur cette mesure corrective. L’ARC présente les règles applicables aux différends des sociétés.

Le passage au courrier électronique de l’ARC

La plupart des communications destinées aux entreprises sont maintenant accessibles en ligne dans Mon dossier d’entreprise. Selon l’ARC, une communication électronique est considérée comme reçue à la date où elle est publiée dans le compte, et non lorsque le propriétaire ou le comptable l’ouvre.

Il est donc essentiel de :

• maintenir une adresse courriel valide auprès de l’ARC;
• surveiller les notifications de nouveau courrier;
• vérifier périodiquement Mon dossier d’entreprise;
• confirmer que les personnes responsables ont les accès et autorisations appropriés;
• prévoir une procédure de suivi pendant les vacances ou les absences.

Les avis de cotisation, avis de nouvelle cotisation, PD7A et la plupart des relevés et lettres peuvent notamment être transmis en ligne. Consultez les modalités du courrier en ligne de l’ARC pour les entreprises.

Erreurs fréquentes dans le traitement des lettres de l’ARC

Les problèmes les plus courants ne viennent pas toujours de la complexité fiscale. Ils proviennent souvent d’un suivi administratif insuffisant :

• supposer que le comptable a automatiquement reçu la même lettre;
• confondre une demande de documents avec un avis de cotisation;
• envoyer seulement une partie de la correspondance au CPA;
• manquer une échéance parce que le courrier en ligne n’a pas été vérifié;
• payer sans confirmer le compte et la période;
• envoyer des documents sans explication;
• croire qu’un appel informel préserve le délai d’opposition;
• ignorer un avis parce que la société est inactive.

Même une société sans activité peut avoir des obligations de production et recevoir des avis de l’ARC. Pour connaître les conséquences d’une déclaration produite en retard, consultez notre guide sur les pénalités pour production tardive d’une déclaration de revenus des sociétés.

Questions fréquentes

Un avis de cotisation signifie-t-il que la déclaration T2 est acceptée définitivement?

Non. Il confirme le traitement et la cotisation de la déclaration à ce moment-là. L’ARC peut procéder ultérieurement à un examen ou à une vérification et, lorsque la loi le permet, établir une nouvelle cotisation.

Une lettre d’examen est-elle une vérification fiscale?

Pas nécessairement. Un examen peut porter sur un montant ou un document précis. Une vérification d’entreprise est généralement plus étendue et peut comprendre un examen détaillé des livres, registres et pièces justificatives. L’ARC décrit le processus de vérification des entreprises.

Le CPA reçoit-il automatiquement toutes les lettres de la société?

Non. Le niveau d’autorisation du représentant, les préférences de livraison et le type de communication peuvent influencer l’accès. La société demeure responsable de surveiller son compte et de transmettre rapidement toute correspondance pertinente.

Peut-on ignorer une lettre si aucun montant n’est exigé?

Non. Une lettre sans solde à payer peut demander des documents, modifier des pertes fiscales ou annoncer un redressement susceptible d’avoir des conséquences futures.

Faut-il payer avant de contester?

La réponse dépend du type de dette et de la situation. Pour les comptes d’une société, les protections contre le recouvrement ne sont pas toujours les mêmes que pour un particulier. Il faut obtenir des conseils adaptés dès qu’un montant important est contesté.

L’essentiel à retenir

Comprendre les lettres de l’ARC adressées à une entreprise commence par une distinction simple : s’agit-il d’une confirmation, d’une demande, d’une modification ou d’une mesure de recouvrement?

Chaque avis devrait être vérifié en fonction du compte fiscal, de la période, des montants, du délai et de la réponse exigée. Une intervention rapide permet souvent de corriger un simple écart avant qu’il ne se transforme en nouvelle cotisation, en intérêts supplémentaires ou en problème de recouvrement.

T2Online.ca, le service spécialisé de DFD-CPA, accompagne les sociétés canadiennes dans la préparation des déclarations T2, l’examen des avis de cotisation et le traitement de la correspondance fiscale corporative.