Liste de contrôle de conformité fiscale des sociétés au Canada

La conformité fiscale d’une société canadienne ne se limite pas à produire une déclaration de revenus une fois par année. Une société peut devoir gérer simultanément sa déclaration T2, ses acomptes provisionnels, la TPS/TVH et la TVQ, les retenues à la source, les feuillets fiscaux, ainsi que certaines obligations corporatives annuelles.

Cette liste de contrôle de conformité fiscale des sociétés au Canada présente les principales obligations qu’une petite entreprise incorporée devrait vérifier tout au long de l’année afin de rester en règle et d’éviter les conséquences d’une production tardive de sa déclaration de revenus.

Liste de contrôle annuelle – en bref

Pour maintenir une société canadienne en règle, vérifiez chaque année les éléments suivants :

• Tenir la comptabilité à jour et rapprocher les comptes bancaires et cartes de crédit
• Préparer les états financiers de fin d’exercice
• Calculer et payer le solde d’impôt corporatif à temps
• Produire la déclaration T2 dans les six mois suivant la fin de l’exercice
• Produire les déclarations provinciales distinctes lorsqu’elles sont requises
• Vérifier si des acomptes provisionnels d’impôt doivent être versés
• Produire et payer les déclarations de TPS/TVH et de TVQ selon la fréquence applicable
• Effectuer les remises de retenues à la source dans les délais prescrits
• Produire les feuillets T4, T5 et les relevés provinciaux applicables
• Produire la déclaration annuelle corporative auprès du registre compétent
• Mettre à jour les renseignements sur les administrateurs, actionnaires et personnes ayant un contrôle important lorsque requis
• Conserver les livres, pièces justificatives et documents fiscaux pendant la période requise
• Vérifier les avis de cotisation et la correspondance de l’ARC et des autorités provinciales

La liste exacte dépend de la province, de la structure de l’entreprise, de sa masse salariale, de ses ventes, de ses actionnaires et des types de revenus qu’elle gagne.

1. Maintenir la comptabilité à jour

Une bonne conformité fiscale commence bien avant la préparation de la déclaration de revenus.

Les transactions devraient être comptabilisées régulièrement, notamment :

• les ventes et autres revenus;
• les dépenses d’exploitation;
• les achats d’immobilisations;
• les comptes clients et fournisseurs;
• les opérations avec les actionnaires;
• les salaires et avantages imposables;
• les dividendes;
• la TPS/TVH et la TVQ à recevoir ou à remettre.

Les comptes bancaires, cartes de crédit et prêts devraient également être rapprochés.

Attendre la fin de l’année pour reconstruire la comptabilité peut entraîner des erreurs, des dépenses oubliées et des coûts de préparation supplémentaires.

2. Préparer les états financiers de fin d’exercice

Avant de préparer la déclaration T2, la société doit déterminer correctement son revenu comptable et sa situation financière à la date de fin d’exercice.

Cela exige généralement au minimum :

• un bilan;
• un état des résultats;
• une balance de vérification;
• les détails des immobilisations;
• les soldes des prêts et comptes d’actionnaires;
• les ajustements de fin d’exercice.

Les chiffres des états financiers sont ensuite utilisés pour préparer les renseignements financiers de la déclaration T2 et effectuer les ajustements nécessaires pour passer du revenu comptable au revenu fiscal.

Pour plus de détails, consultez également notre guide sur les documents et renseignements requis pour produire une déclaration T2.

3. Connaître séparément la date de paiement et la date de production de la T2

C’est l’une des erreurs les plus courantes en matière de conformité corporative.

Une société doit généralement produire sa déclaration T2 dans les six mois suivant la fin de son année d’imposition. Pour planifier correctement cette obligation, consultez les précisions concernant la date limite de production d’une déclaration de revenus des sociétés.

Cependant, le solde d’impôt doit normalement être payé plus tôt. Le solde est généralement exigible deux mois après la fin de l’année d’imposition, ou trois mois après la fin de l’année pour certaines sociétés privées sous contrôle canadien qui remplissent les conditions prévues.

Par exemple, pour une société dont l’exercice se termine le 31 décembre, la déclaration T2 est généralement produite au plus tard le 30 juin, mais son solde d’impôt peut être exigible dès la fin février ou mars selon sa situation.

Autrement dit :

date limite de paiement ≠ date limite de production.

Cette distinction est importante, car des intérêts peuvent commencer à s’accumuler même si la déclaration T2 elle-même n’est pas encore en retard.

4. Produire la déclaration T2 même si la société n’a aucun impôt à payer

Une société résidente canadienne doit généralement produire une déclaration T2 pour chaque année d’imposition, même lorsqu’elle :

• n’a aucun impôt à payer;
• a subi une perte;
• n’a exercé que très peu d’activités;
• est inactive.

L’ARC confirme que cette obligation s’applique généralement également aux sociétés inactives, sous réserve de certaines exceptions précises.

Pour les années d’imposition commençant après 2023, la production électronique de la T2 est généralement obligatoire, sauf pour certaines catégories de sociétés expressément exemptées.

5. Ne pas oublier les déclarations provinciales distinctes

Pour la plupart des provinces et territoires, la T2 fédérale sert également à calculer l’impôt provincial. Il demeure toutefois important de comprendre les différences entre les déclarations de l’ARC et les déclarations provinciales.

Deux exceptions importantes sont toutefois :

Québec – une société assujettie à l’impôt du Québec doit normalement produire une déclaration corporative CO-17 auprès de Revenu Québec.

Alberta – certaines sociétés doivent également produire une déclaration corporative provinciale AT1 auprès de l’Alberta Tax and Revenue Administration.

L’ARC confirme que la T2 sert généralement de déclaration fédérale et provinciale ou territoriale, sauf notamment au Québec et en Alberta.

Une société qui exerce ses activités dans plus d’une province peut également devoir répartir son revenu imposable entre plusieurs juridictions.

6. Vérifier les acomptes provisionnels d’impôt corporatif

Une société ne devrait pas attendre la fin de l’exercice pour déterminer si elle doit payer tout son impôt.

Les sociétés doivent généralement effectuer des acomptes provisionnels mensuels ou, lorsqu’elles sont admissibles, trimestriels lorsque leur impôt payable dépasse le seuil applicable. L’ARC indique que les sociétés doivent généralement verser des acomptes lorsque leur impôt total payable dépasse 3 000 $, sous réserve des règles de calcul particulières.

Pour les sociétés soumises aux acomptes mensuels, ceux-ci sont généralement exigibles le dernier jour de chaque mois de l’année d’imposition.

L’admissibilité aux versements trimestriels comporte des conditions supplémentaires et ne devrait pas être présumée simplement parce que l’entreprise est une petite société.

Un retard dans les acomptes peut entraîner des intérêts sur acomptes provisionnels, même si le solde final de l’année est payé à temps.

7. Produire les déclarations de TPS/TVH et de TVQ selon la bonne fréquence

Lorsqu’une société est inscrite à la TPS/TVH, elle doit produire ses déclarations selon la fréquence qui lui est attribuée ou qu’elle a valablement choisie.

Pour les périodes mensuelles ou trimestrielles, la déclaration et le paiement sont généralement exigibles un mois après la fin de la période. Les déclarants annuels ont généralement une échéance différente.

Au Québec, des règles similaires s’appliquent à la TPS et à la TVQ administrées par Revenu Québec.

Une déclaration doit généralement être produite même lorsqu’il n’y a aucune taxe à remettre pour la période.

8. Respecter les obligations de paie

Une société qui verse des salaires doit retenir et remettre les montants applicables, notamment :

• l’impôt sur le revenu;
• les cotisations au RPC ou au RRQ;
• l’assurance-emploi;
• le Régime québécois d’assurance parentale, lorsqu’applicable;
• les autres cotisations d’employeur prévues au Québec.

La fréquence des remises dépend notamment du type de remettant attribué à l’employeur. Les petits employeurs admissibles peuvent être des remettants trimestriels, tandis que d’autres sociétés doivent remettre mensuellement ou selon un calendrier accéléré.

La paie constitue une obligation distincte de la déclaration T2 : une société peut donc être à jour avec ses impôts corporatifs tout en étant en défaut pour ses retenues à la source.

9. Produire les T4, T5 et relevés provinciaux

À la fin de l’année civile, une société doit également vérifier ses obligations en matière de feuillets fiscaux.

Par exemple :

• T4 pour les salaires et autres rémunérations d’employés;
• T5 pour certains dividendes, intérêts ou autres revenus de placement;
• autres feuillets selon la nature des paiements effectués.

Les T4 et T5 sont généralement exigibles au plus tard le dernier jour de février de l’année suivante.

Au Québec, les relevés correspondants peuvent comprendre notamment les RL-1 pour l’emploi et les RL-3 pour certains revenus de placement et dividendes. En règle générale, ces relevés sont également exigibles le dernier jour de février suivant l’année visée.

10. Ne pas confondre la déclaration T2 et la déclaration annuelle corporative

Il s’agit de deux obligations totalement différentes.

La T2 est une déclaration fiscale produite auprès de l’ARC.

La déclaration annuelle corporative sert plutôt à maintenir à jour les renseignements juridiques de la société auprès de l’autorité qui l’a constituée.

Pour une société constituée sous le régime fédéral, la déclaration annuelle doit être produite auprès de Corporations Canada dans les 60 jours suivant la date anniversaire de la société.

Les sociétés constituées sous une loi provinciale doivent respecter les exigences du registre de leur propre province.

Omettre ces déclarations pendant plusieurs années peut éventuellement entraîner la dissolution administrative de la société.

11. Maintenir à jour les renseignements sur le contrôle de la société

Les règles de transparence corporative ont pris davantage d’importance au Canada.

Les sociétés régies par la Loi canadienne sur les sociétés par actions doivent notamment transmettre à Corporations Canada les renseignements requis concernant les particuliers ayant un contrôle important lors de la déclaration annuelle et dans les 15 jours suivant certaines modifications au registre.

Les exigences provinciales peuvent être différentes.

Tout changement important concernant les actionnaires, administrateurs, dirigeants ou bénéficiaires effectifs devrait donc être communiqué rapidement au conseiller juridique ou comptable de la société.

12. Documenter correctement les opérations avec les actionnaires

Les opérations entre la société et ses propriétaires méritent une attention particulière.

Il faut notamment documenter correctement :

• les avances faites par l’actionnaire à la société;
• les montants retirés par l’actionnaire;
• les remboursements de dépenses;
• les dividendes;
• les salaires et primes;
• les prêts aux actionnaires;
• les transferts d’actifs entre la société et une personne liée.

Une écriture comptable ne suffit pas toujours à elle seule. Certaines opérations nécessitent des résolutions corporatives, des déclarations de dividendes ou une documentation fiscale particulière.

13. Conserver les pièces justificatives

Une société doit pouvoir justifier les revenus, dépenses, crédits et déductions déclarés.

Cela comprend notamment :

• factures de vente;
• factures fournisseurs;
• relevés bancaires;
• relevés de cartes de crédit;
• contrats;
• registres de paie;
• documents relatifs aux immobilisations;
• déclarations fiscales;
• avis de cotisation;
• documents corporatifs pertinents.

En règle générale, l’ARC exige que les livres et documents fiscaux soient conservés pendant six ans à compter de la fin de l’année d’imposition à laquelle ils se rapportent, certaines exceptions pouvant prolonger ou modifier cette période.

14. Vérifier les avis de cotisation après la production

La conformité ne se termine pas lorsque la déclaration a été transmise.

Après la production de la T2, il est important de comprendre ce qui se passe après la transmission d’une déclaration T2 et de vérifier l’avis de cotisation afin de confirmer :

• que la déclaration a été acceptée comme produite;
• que les acomptes provisionnels ont été correctement appliqués;
• que le solde ou remboursement correspond aux attentes;
• qu’aucun ajustement n’a été effectué;
• qu’aucune demande d’information n’est en attente.

La même vérification devrait être faite pour les avis provenant de Revenu Québec ou d’une autre administration provinciale.

Une liste de contrôle fiscale devrait être utilisée toute l’année

Une bonne liste de contrôle de conformité fiscale pour petite entreprise ne devrait pas être consultée uniquement lorsque la déclaration T2 devient exigible.

Les obligations corporatives se répartissent tout au long de l’année :

Chaque mois ou trimestre : comptabilité, rapprochements, TPS/TVH, TVQ, paie et acomptes provisionnels.

À la fin de l’année civile : T4, T5, RL-1, RL-3 et autres feuillets applicables.

À la fin de l’exercice financier : états financiers, ajustements de fin d’exercice, calcul du revenu imposable et préparation de la T2.

Après la fin de l’exercice : paiement du solde d’impôt puis production des déclarations corporatives.

Selon la date anniversaire de la société : déclarations corporatives auprès du registre applicable.

Cette approche réduit considérablement le risque de découvrir plusieurs obligations en retard au moment de préparer les impôts de fin d’année.

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